Планиране на перфектното събитие: започни от целта

Ако искате да организирате перфектен тиймбилдинг, представяне на продукт или фестивал, бъдете готови да отделите необходимото време за изграждане на ясна визия за събитието, формулиране на целите му и определяне на начина, по който те ще бъдат постигнати.

Трябва да заложите конкретни и постижими цели на всички участници в събитието, за да може то да протече успешно. От изключителна важност е да се фокусирате върху визията и мисията на събитието. Самите цели са източник на вдъхновение, превръщат се в основна концепция за бъдещо развитие, оригиналност и креативност. Отделете от времето си, за да ги запишете и ще разберете, че те внасят яснота в цялостната ви визия.

По-нататък, определените цели ще ви помогнат да оправдаете и първоначално заложения бюджет. Много често мениджъри и маркетинг директори са изненадани от искания бюджет за събитие. Понякога те не могат да обхванат пълната картина и да отчетат всички разходи, които могат да възникнат. Ето защо, трябва да сте отлично подготвени, за да обясните цялостната си визия и ползите, които ще има от провеждането на даденото събитие за даден бранд или компания.

ВИДОВЕ ЦЕЛИ

Важно е да изясните визията си и да определите конкретните бизнес задачи, които трябва да постигнете като организатори на събитието. Имам 15 години опит в провеждането на партита, концерти и фестивали. Считам, че основните ни цели винаги са били да предоставим на публиката уникално преживяване, което да привлече много посетители и да е на печалба.

Отстрани може да изглежда забавно да се организират такъв тип събития, но това все още е един от най-трудните бизнеси в световен мащаб. Прилича на лотария: никой промоутър не може да бъде сигурен дали за вбъдеще събитие ще генерира печалба. На лице са прекалено много фактори, които определят финалните финансови резултати.

Всяко корпоративно събитие трябва да постигне определени цели на организацията, компанията или бранда. Тези цели са свързани с бизнеса, комуникацията, PR-a и имат вътрешни и външни за организацията измерения. Съществуват хиляди причини за организиране на частно събитие. Само някои от тях са:

  • лансиране на нов продукт;
  • фирмено парти;
  • представяне на бъдещите цели или годишните резултати на компанията;
  • годишнина на компанията:
  • тиймбилдинг и т.н.

Също така има събития, които въвеждат промени и предизвикват хората да предприемат определено действие. Например, когато автомобилна компания има нужда да оттегли от пазара голямо количество коли с технически проблем и в същото време трябва да представи новите си стандарти за сигурност или когато продажбите на фирма тръгнат надолу. Трябва да имате ясно формулиран отговор на въпроса ЗАЩО дадена компания иска да организира събитие, за да ви подкрепи при перфектното му протичане и постигането на заложените цели.

Нека обобщим кои са основните примери за постигане на корпоративни цели посредством организиране на събития.

  • Конгреси, лекции, уъркшопи: целта е да се сподели знание и информация за бизнес сектора или продуктова гама; може също така да се използва за поощряване комуникацията вътре в компанията.
  • Лансиране на продукт, BTL (Below the line events): основната цел на компанията е увеличаване на продажбите (директни и индиректни).
  • Награждаване или годишнина: представлява награждаване на служители или партньори заради дългогодишно сътрудничество/годишнина от работата заедно; събитието може да е посветено и на оценяване на служителя/партньора за специални заслуги.
  • Тиймбилдинг: основната цел е създаване на благоприятна бизнес среда за служителите и мотивирането на екипа да постигне дадени цели.
  • Преструктуриране: възможно е събитието да представя въвеждането на нови нестандартни решения в компанията.
  • Благотворителност или концерт: целта може да е подобряване на имиджа на продукт/бранд чрез повишаване на заинтересоваността към него в бизнес сектора; събитието може да представлява набиране на средства за бездомни хора и да се изразява в организирането на безплатен или благотворителен концерт.
  • Корпоративни партита: целта е да се подобрят взаимодействията между служителите, но и да се отдаде благодарност към тяхната лоялност.
  • Партита за клиенти и трети страни: важни са, за да може компанията да засвидетелства благодарността си към всички трети страни и партньори, които я подкрепят.

Важно правило при успешното провеждане на събитие, освен формулиране на ясна визия и цели, е поставянето на посетителите/аудиторията в центъра на случващото се. Все пак, събитието е организирано за тях.

Задавайте си въпроса: „С какво събитието е интересно и какво го отличава от събитията, които другите бранодве предлагат?“. Трябва да предоставите на посетителите уникално преживяване, което да запомнят и да споделят в последствие.

Добрият организатор на събития достига важна маркетингова цел: посетителите се превръщат в последователи и започват да споделят своя опит с други. Както стана ясно, събитието е комбинация от много цели и задачи. Винаги има основна задача, но опитните организатори могат да преизпълнят и надградят първоначално зададените цели. Необходимо е да си задавате правилните въпроси, за да реализирате задачите и съответно да постигнете целите. Усетът към всеки детайл, способността да взимате правилните решения навреме ще ви помогнат да прозрете начина, по който да постигнете успех. И не забравяйте – бъдете самокритични и не се задоволявайте с малко!

Можете да се свържете с нас по всяко време през уеб сайта ни: www.cocoagency.bg

Автор на материала: Sir Firoiu Dan.

Dan Firoiu има богат опит в сферата на комуникациите, маркетинга, счетоводството, организирането на събития и управлението на бюджети.

Специалист е в управлението на администрацията и логистиката в бързо развиваща се среда. Благодарение на страстта си към разработване на успешни маркетингови стратегии, развитие на брандове и организиране на събития, той успява да предостави качествени услуги на клиентите си. Dan Firoiu притежава изключителен ентусиазъм, който му помага при изграждането на успешна комуникация с настоящи и бъдещи клиенти.

Можете да се свържете с него по всяко време на имейл: dan@cocoagency.bg