От psychedelic trance партита до световни фестивали и изложби, привличащи десетки хиляди посетители

Една истинска история за ивент мениджмънт

Спомням си първите събития, които организирах… Тогава бях на 17 години. Тъкмо бях започнал да се занимавам с Psychedelic Trance партита, които се провеждаха из изоставени бърлоги в Гент, Белгия. Така наречените “squats” представляват запуснати сгради, които са забравени от собствениците си или вече не са в състояние за обитаване. В началото на 2000 г. имаше много такива места в Гент. Хората се възползваха и живееха безплатно в тях, а в някои от пространствата се провеждаха ъндърграунд културни събития. Ние също се възползвахме, тъй като обикновено властите в Белгия бяха толерантни към този начин на употреба на „the squats”.

Действително, много е лесно и интересно да се захванеш веднага с мениджмънта на събитие, но по-разумно е да отделиш време за предварителна подготовка. Когато събитието е в разгара си, промените и реорганизациите са изключително сложни. Взимайки под внимание ограниченото време, стриктните крайни срокове, координирането на толкова много участници е истинско предизвикателство. Понякога няма да имате      втори шанс да направите подобно събитие и очакванията са то да се превърне в хит от самото начало. Отне ми известно време да повярвам във вечната валидност на закона на Мърфи: „Ако нещо може да се обърка, то ще се обърка”. Но всъщност, ако отделите време, за да изпипате събитието до последния детайл, ще сведете до минимум появата на внезапни изненади и рискове, като например възможността събитието да не осъществи целите си или да надхвърлите първоначално заложения бюджет. Вземете под внимание тези фактори още в началото, за да избегнете провал и това да се отрази на настроението на всички участници в събитието. Странно е, но си спомням, че преди години екипът ни си губеше цялото време при протичане на събитието, занимавайки се с проблеми, които можехме лесно да избегнем при предварително планиране.

Често за събития се използва ток от генератор. Помня много случаи, в които трябваше да търсим трезвен шофьор (или поне на половина трезвен), за да вземе гориво. Веднъж изпратихме човек, който беше на LSD. Чак след 3 часа се завърна с горивото от бензиностанция, която беше само на 15 минути път с кола, за да ни разкаже колко психеделичен е бил пътят му. Преди нямахме кредитни карти, защото бяхме непълнолетни. Затова трябваше да проверим и  къде можем да платим в кеш. Спомням си, че имаше само 2 такива бензиностанции в целия град и едната от тях беше чак на магистралата. Можехме изобщо да не се занимаваме с тези неща, ако бяхме проучили ситуацията добре още преди събитието.

Публикувам тези материали и в LinkedIn, за да обясня основните принципи, които трябва да се спазват в сферата на организиране на събития, за да протекат те успешно. Освен това, искам да споделя няколко примера от личен опит. Научих се да бъда добър промоутър по трудния начин. В началото организирах събития със собствени средства и никога не бях работил с компания, която да не притежавам. За жалост, бях ментор на самия себе си. Сега, когато си спомням за миналото, виждам грешки, които можех да избегна, ако имаше някой, който да ми показва правилната посока.

Специалността „Event Management” не се изучаваше в никое училище в Белгия през 2008 г. През последните 15 години имах честта да съм виновник за няколко страхотни събития. За това време научих ценни уроци благодарение на изборите и грешките, които правих. Когато работиш в тази индустрия, научаваш по нещо ново след всяко събитие. Надеждният организатор има дългогодишен опит зад себе си. Това е една от тези работи, в които се учиш, докато практикуваш.

В някакъв смисъл, много от уменията на организатора на събития се доближават до тези на мениджър проекти, защото в крайна сметка събитието е вид проект. Комуникация, преговори, планиране на време и бюджет, кризисен мениджмънт, координиране на различни екипи… Всичко това е само част от работата, която трябва да се свърши във връзка с реализирането на събитие. Ивент мениджърът трябва да може да обхване всеки аспект, свързан със събитието – от финансирането до провеждането му. Също от особена важност са перфектните комуникационни умения, за да бъде възможно координирането на всички участници – графични дизайнери, озвучители, кетъринг и т.н.

В началото се бях съсредоточил само върху партита, но постепенно развих уменията си. Бях мениджър проекти и директор на фестивали. По време на израстването ми открих, че всяко събитие е различно само по себе си. Най-известните видове събития са концерти, денс партита и музикални фестивали, защото инвестират много средства в маркетинг, за да привлекат посетители. Основната цел е билетите да покрият голяма част от бюджета. Това е и главната причината, заради която събитията използват билборди, постери, флаери, телевизионна реклама и т.н. Вероятно ще се изненадате, но концертите и фестивалите са много малка част от индустрията. Повече са конференциите, изложенията, тиймбилдингите, корпоративните партита, промоциите, сватбите и спортните събития.

Забелязвам, че през последните 10 години събитията се използват предимно за комуникация и реализиране на маркетингови стратегии. Компаниите вече са разбрали, че събитията са успешен канал за комуникация, който осъществява директен контакт и преживяване за потенциални клиенти. Въздействат много по-впечатляващо при лансирането на бранд или продукт, отколкото рекламните кампании, които използват билбордове и плакати. Личният подход към таргетираните клиенти се осъществява много по-лесно като се създава неповторима емоция. Днес хората не са толкова чувствителни към пряка визуална реклама. Компаниите по цял свят разбират, че обвързването с подходящото събитие е мощен маркетинг похват.

През последните 30-40 години сме се сблъсквали с всякакъв вид реклама. Давам примери. Събуждате се, започвате да гледате телевизия или да слушате радио – облъчват ви реклами. Отваряте Facebook или Instagram – пак сте атакувани от реклами. Проверявате имейла си – и тук дебнат няколко промоции. По пътя за работа пред очите ви преминават дузина билборда и плакати. Заради това е необходимо време потенциалният клиент или публиката да научи за вас, какъв е вашия бранд, какво предлагате, какво е вашето послание.

Фен съм на Rule of Seven – разбирането, че някой трябва да чуе или види маркетингово съобщение поне седем пъти, за да го запомни. То все още работи, стига да имате разнообразни маркетингови стратегии. След всички тези години съм напълно сигурен, че събитията могат да изиграят основна роля в това правило.

Автор на материала: Sir Firoiu Dan.

Dan Firoiu има богат опит в сферата на комуникациите, маркетинга, счетоводството, организирането на събития и управлението на бюджети.

Специалист е в управлението на администрацията и логистиката в бързо развиваща се среда. Благодарение на страстта си към разработване на успешни маркетингови стратегии, развитие на брандове и организиране на събития, той успява да предостави качествени услуги на клиентите си. Dan Firoiu притежава изключителен ентусиазъм, който му помага при изграждането на успешна комуникация с настоящи и бъдещи клиенти.

Можете да се свържете с него по всяко време на имейл: dan@cocoagency.bg